Zákazníci: kontakty a firmy.

Zákazníci jsou paměť vašeho webu: jeden záznam na člověka napříč všemi poptávkami, rezervacemi a odběrem newsletteru. Jsou součástí Kalety – nic se nezapíná. Najdete je v Pracoviště → Zákazníci. Veřejný web je nikdy nečte.

Jak se zákazník objeví

• Nová poptávka, rezervace nebo potvrzený odběr newsletteru se propojí se zákazníkem se stejnou e-mailovou adresou. Když takový není, Kaleta ho založí – až poté, co návštěvník dostal stránku, takže nikdo nečeká.
• Záznamy z doby před Kaletou 3.28 propojí úloha na pozadí, po několika stovkách.
• Zákazníka přidáte i ručně tlačítkem Nový kontakt, nebo importem souboru CSV.
• Kaleta páruje jen podle e-mailové adresy. Dvě různé adresy sama nikdy nesloučí – to uděláte vy (viz níže).

Každá poptávka a rezervace ukazuje rámeček se svým zákazníkem. Starší, ještě nepropojená má tlačítko Propojit s kontaktem. Ctrl K najde zákazníka podle jména, e-mailu nebo firmy.

Stránka zákazníka

Na stránce je jméno, e-mail, telefon, firma, jazyk, krátké shrnutí a odpovědná osoba. Nová odpovědná osoba dostane upozornění. Pod tím je časová osa, nejnovější nahoře:

• poptávky (formulář, téma, stav) a odpovědi z nich poslané e-mailem;
• rezervace a odběr newsletteru;
• komentáře a úkoly týmu;
• hovory, schůzky, e-maily a poznámky, které tým zapíše tlačítkem Zapsat;
• posuny obchodů zákazníka (viz Obchody: prodejní pipeline).

Zápisy vidí jen uživatelé administrace. Smazat je může autor nebo administrátor.

Firmy

Záložka Firmy sdružuje kontakty, které pracují na jednom místě, s doménou, IČO a DIČ. Nový kontakt se připojí k existující firmě, jejíž doména odpovídá doméně jeho e-mailu. Firmu Kaleta sama nikdy nezaloží – na stránce zákazníka ji podle domény jen navrhne. Adresy na freemailech jako Gmail nebo Seznam firmu nedostanou nikdy. Stránka firmy ukazuje její kontakty a to nejnovější, co se s nimi a s jejich obchody dělo.

Sloučení dvou záznamů

Jeden člověk může psát ze soukromé i pracovní adresy. Otevřete jeden záznam a zvolte Sloučit s…. Uvidíte oba vedle sebe a co se přesune: poptávky, rezervace, odběr, zápisy, komentáře, úkoly a obchody. Záznam, který si necháte, si ponechá svou adresu a prázdná pole doplní z toho druhého. Druhý záznam se smaže a poznámka zachová, co se sloučilo. Sloučení je jen pro administrátory a nejde vrátit.

Import a export

Administrátoři najdou Export (CSV) a Import (CSV) v záložkách Zákazníků.

• Export se otevře rovnou v Excelu a obsahuje i firmu a odpovědnou osobu.
• Import čte sloupce e-mail, jméno, telefon a firma. Nejdřív ukáže náhled – nové, aktualizované a přeskočené řádky – a nic neuloží, dokud nepotvrdíte.
• Řádek se páruje jen podle e-mailové adresy, nikdy podle jména nebo telefonu. Protokol změn si nechá jen počty, nikdy údaje.

Kdo má k zákazníkům přístup

Administrátoři a uživatelé, jejichž role obsahuje Zákazníky. Když Kaleta 3.28 sekci přidala, dostal ji každý, kdo měl Poptávky. Odpovědná osoba nikdy neomezuje, kdo zákazníka vidí – Moje je jen filtr. Mazání zákazníka nebo firmy, slučování a import a export CSV jsou pro administrátory.

Doba uchování a soukromí

• Anonymizovat neaktivní zákazníky po – v nastavení pod seznamem Poptávek (administrátoři) – určí, po kolika měsících bez aktivity se zákazník anonymizuje. Výchozí je stejná doba jako u poptávek; 0 = neanonymizovat. Aktivita je poptávka, rezervace, odpověď, zapsaný kontakt, komentář, úkol nebo obchod.
• Anonymizovaný zákazník přijde o jméno, e-mail, telefon, firmu a poznámky; záznam zůstane pro statistiku. Zákazník s otevřeným obchodem se nikdy neanonymizuje.
• Když stará poptávka vyprší, zákazníkovi zůstane ve shrnutí jeden řádek – „První kontakt … přes formulář …“ – bez zprávy.
• Smazat na stránce zákazníka odstraní zákazníka i se zápisy, komentáři a úkoly. Jeho poptávky, rezervace a odběr zůstanou, jen bez propojení.
• Žádost o osobní údaje v Poptávkách najde, vyexportuje nebo vymaže vše o jedné e-mailové adrese – včetně záznamu zákazníka.
• Zákazníci nikdy nejsou v exportu webu.

Claude a zákazníci

Přes napojení používá Claude nástroje list_contacts, get_contact, save_contact, log_activity a merge_contacts. Sloučení potřebuje administrátora a vaše výslovné potvrzení. Zákazníci jsou osobní údaje, proto se Claudovy změny u nich nikdy nezapisují do deníku pro vrácení – vrátit je nejde.