Kunden: Kontakte und Unternehmen.

Kunden sind das Gedächtnis Ihrer Website: ein Datensatz pro Person über alle Anfragen, Buchungen und Newsletter-Abonnements hinweg. Sie gehören fest zu Kaleta – einschalten müssen Sie nichts. Sie finden sie unter Arbeitsbereich → Kunden. Die öffentliche Website liest sie nie.

Wie ein Kunde entsteht

• Eine neue Anfrage, Buchung oder bestätigte Newsletter-Anmeldung wird mit dem Kunden derselben E-Mail-Adresse verknüpft. Gibt es keinen, legt Kaleta ihn an – erst nachdem der Besucher seine Seite hat, niemand wartet also.
• Datensätze aus der Zeit vor Kaleta 3.28 verknüpft eine Hintergrundaufgabe, einige hundert auf einmal.
• Einen Kunden legen Sie auch von Hand mit Neuer Kontakt an oder importieren eine CSV-Datei.
• Kaleta ordnet nur nach der E-Mail-Adresse zu. Zwei verschiedene Adressen führt es nie selbst zusammen – das machen Sie (siehe unten).

Jede Anfrage und Buchung zeigt einen Kasten mit ihrem Kunden. Eine ältere, noch nicht verknüpfte hat Mit einem Kontakt verknüpfen. Strg K findet Kunden nach Name, E-Mail oder Unternehmen.

Die Kundenseite

Die Seite enthält Name, E-Mail, Telefon, Unternehmen, Sprache, eine kurze Zusammenfassung und die verantwortliche Person. Eine neue verantwortliche Person wird benachrichtigt. Darunter steht die Zeitleiste, das Neueste oben:

• Anfragen (Formular, Thema, Status) und die daraus per E-Mail gesendeten Antworten;
• Buchungen und das Newsletter-Abonnement;
• Kommentare und Aufgaben des Teams;
• Anrufe, Termine, E-Mails und Notizen, die das Team mit Eintragen festhält;
• die Bewegungen der Deals des Kunden (siehe Vertriebspipeline und Deals).

Die Einträge sehen nur Benutzer der Administration. Löschen kann sie ihr Verfasser oder ein Administrator.

Unternehmen

Der Tab Unternehmen fasst die Kontakte zusammen, die an einem Ort arbeiten, mit Domain, Handelsregisternummer und USt-IdNr. Ein neuer Kontakt kommt zu einem bestehenden Unternehmen, dessen Domain zur Domain seiner E-Mail passt. Kaleta legt nie selbst ein Unternehmen an – auf der Kundenseite schlägt es nur eines nach der Domain vor. Freemail-Adressen wie Gmail oder GMX bekommen nie ein Unternehmen. Die Unternehmensseite zeigt seine Kontakte und das Neueste von allem, was mit ihnen und ihren Deals geschah.

Zwei Datensätze zusammenführen

Eine Person schreibt vielleicht von einer privaten und einer beruflichen Adresse. Öffnen Sie einen Datensatz und wählen Sie Zusammenführen mit…. Sie sehen beide nebeneinander und was umzieht: Anfragen, Buchungen, das Abonnement, die Einträge, Kommentare, Aufgaben und Deals. Der Datensatz, den Sie behalten, behält seine Adresse und füllt leere Felder aus dem anderen. Der andere wird gelöscht, eine Notiz hält fest, was zusammengeführt wurde. Zusammenführen ist Administratoren vorbehalten und lässt sich nicht rückgängig machen.

Import und Export

Administratoren finden Exportieren (CSV) und Importieren (CSV) in den Tabs der Kunden.

• Der Export öffnet sich direkt in Excel und enthält auch das Unternehmen und die verantwortliche Person.
• Der Import liest die Spalten E-Mail, Name, Telefon und Unternehmen. Er zeigt zuerst eine Vorschau – neue, aktualisierte und übersprungene Zeilen – und speichert nichts, bevor Sie bestätigen.
• Eine Zeile wird nur nach der E-Mail-Adresse zugeordnet, nie nach Name oder Telefon. Das Änderungsprotokoll behält nur die Zahlen, nie die Daten.

Wer die Kunden öffnen kann

Administratoren und Benutzer, deren Rolle Kunden enthält. Als Kaleta 3.28 den Bereich einführte, bekam ihn jeder, der Anfragen öffnen durfte. Die verantwortliche Person schränkt nie ein, wer einen Kunden sieht – Meine ist nur ein Filter. Kunden oder Unternehmen löschen, Zusammenführen sowie CSV-Import und -Export sind Administratoren vorbehalten.

Aufbewahrung und Datenschutz

• Inaktive Kunden anonymisieren nach – in den Einstellungen unter der Liste der Anfragen (Administratoren) – legt fest, nach wie vielen Monaten ohne Aktivität ein Kunde anonymisiert wird. Voreingestellt ist dieselbe Frist wie bei den Anfragen; 0 = behalten. Aktivität ist eine Anfrage, Buchung, Antwort, ein eingetragener Kontakt, Kommentar, eine Aufgabe oder ein Deal.
• Ein anonymisierter Kunde verliert Name, E-Mail, Telefon, Unternehmen und Notizen; der Datensatz bleibt für die Statistik. Ein Kunde mit einem offenen Deal wird nie anonymisiert.
• Läuft eine alte Anfrage ab, behält der Kunde eine Zeile – „Erster Kontakt am … über das Formular …“ – ohne die Nachricht.
• Löschen auf der Kundenseite entfernt den Kunden mit seinen Einträgen, Kommentaren und Aufgaben. Seine Anfragen, Buchungen und sein Abonnement bleiben, nur ohne Verknüpfung.
• Auskunfts- oder Löschanfrage in den Anfragen findet, exportiert oder löscht alles zu einer E-Mail-Adresse – den Kundendatensatz eingeschlossen.
• Kunden sind nie Teil eines Website-Exports.

Claude und die Kunden

Über die Anbindung nutzt Claude list_contacts, get_contact, save_contact, log_activity und merge_contacts. Zusammenführen braucht einen Administrator und Ihre ausdrückliche Bestätigung. Kunden sind personenbezogene Daten, deshalb kommen Claudes Änderungen an ihnen nie ins Rückgängig-Protokoll – sie lassen sich nicht rückgängig machen.